Wydział Organizacyjny

Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:
1. Zapewnienie sprawnego funkcjonowania i organizacji pracy Urzędu.
2. Prowadzenie kancelarii ogólnej Urzędu oraz prowadzenie rejestrów:
a) obsługa korespondencji urzędu w zakresie przyjmowania, wysyłania i rozliczania korespondencji zgodnie z umową z operatorem pocztowym, prowadzenie elektronicznego i papierowego rejestru pism wychodzących, przygotowanie danych niezbędnych do przeprowadzenia postępowania przetargowego na wybór operatora pocztowego,
b) skarg i wniosków,
c) przyjęć interesantów,
d) wydanych delegacji krajowych i zagranicznych,
e) ewidencja faktur,
f) książka kontroli,
g) ewidencja wyjść służbowych,
h) ewidencja wyjść prywatnych.
3. Prowadzenie centralnego rejestru umów zawieranych przez Gminę.
4. Czuwanie nad sprawnym obiegiem dokumentów oraz wykonywanie czynności kancelaryjnych zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.
5. Realizacja zadań z zakresu spraw personalnych, a w szczególności :
a) prowadzenia akt i spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
b) prowadzenia i dokumentowania spraw dotyczących nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, przebiegu pracy, rent i emerytur, jubileuszy oraz odznaczeń,
c) organizacja naboru pracowników na wolne stanowiska pracy,
d) organizacja i koordynacja służby przygotowawczej dla nowozatrudnionych pracowników,
e) spraw socjalno-bytowych pracowników,
f) prowadzenie spraw dotyczących szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników Urzędu,
g) prowadzenie spraw pracowniczych wynikających ze stosunku pracy (urlopy, szkolenia bhp, badania),
h) sporządzanie sprawozdawczości i statystyki kadrowej,
i) ewidencji czasu pracy.
6. Obsługa sekretarska kierownictwa Urzędu.
7. Kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy.
8. Terminowość załatwiania skarg, wniosków, interpelacji radnych oraz prowadzenie kompletnej dokumentacji, nadzór merytoryczny i formalny.
9. Realizacja zadań z zakresu:
a) pieczęci urzędowych,
b) odznaczeń państwowych, samorządowych i innych,
c) zabezpieczenia łączności telefonicznej, internetowej i alarmowej,
d) gospodarowanie środkami rzeczowymi Urzędu,
e) zabezpieczenie mienia Urzędu,
f) gospodarowania drukami i formularzami,
g) zaopatrzenie Urzędu w artykuły niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Urzędu,
h) sprawy p.poż,
i) tablice ogłoszeń,
j) służby obsługi technicznej.
10. Obsługa informatyczna, planowanie i realizacja rozwoju systemów informatycznych oraz dostosowanie ich do zmieniających się potrzeb.
11. Redagowanie i prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej.
12. Prowadzenie strony internetowej Gminy i Miasta Lwówek Śląski.
13. Administrowanie bazami danych osobowych, ochrona bezpieczeństwa danych.
14. Inwentaryzacja mienia znajdującego się w Urzędzie, w tym: prowadzenie księgi inwentarzowej (niskocennych składników majątkowych), kasacja, przeniesienie oraz ewidencja (nadanie numeru inwentarzowego) sprzętu, inwentaryzacja wyrywkowa, częściowa, okresowa składników niskocennych.
15. Nadzór nad gospodarką wszelkimi pojazdami będącymi własnością Gminy.
16. Wprowadzanie do odpowiednich programów komputerowych zawieranych umów najmu i dzierżawy lokali znajdujących się w budynkach Urzędu.
17. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Gminy oraz współpraca z brokerem.
18. Sporządzanie sprawozdawczości i ankiet w zakresie prowadzonych spraw.
19. Prowadzenie biblioteki zakładowej, archiwum zakładowego i Lwóweckiej Spółdzielni Pracy.
20. Koordynacja pracy poszczególnych wydziałów w przygotowaniu materiałów na sesje Rady oraz dla potrzeb Burmistrza.
21. Obsługa kancelaryjno - biurowa i techniczna narad, spotkań, konferencji itp. organizowanych przez Burmistrza.
22. Przygotowywanie projektów uchwał i zarządzeń w zakresie kompetencji wydziału pod obrady Rady oraz dla potrzeb Burmistrza.
23. Prowadzenie całości spraw związanych z informacją (tj. opracowywanie komunikatów, oświadczeń i wystąpień do prasy i innych środków masowego przekazu).
24. Nadzór nad sprawami w zakresie upowszechniania kultury związanymi z funkcjonowaniem gminnych jednostek organizacyjnych działających w sferze kultury.
25. Wypracowanie i realizacja strategii promocji Gminy, a w szczególności:
a) organizowanie imprez promocyjnych,
b) współpraca z instytucjami kultury oraz jednostkami oświaty w zakresie promocji Gminy,
c) udział w rankingach i konkursach dotyczących promocji Gminy,
d) współpraca z instytucjami zewnętrznymi w zakresie promocji Gminy,
e) prezentacja Gminy na targach i wystawach,
f) współpraca ze środkami masowego przekazu w zakresie promocji,
g) prowadzenie korespondencji okolicznościowej z zakresu promocji.
26. Prowadzenie spraw związanych ze współpracą zagraniczną w tym z miastami partnerskimi, a w szczególności:
a) koordynacja współpracy z gminami partnerskimi i realizacja działań związanych ze współpracą zagraniczną,
b) dokonywanie analizy dostępnych źródeł dofinansowania i przedstawianie informacji nt. możliwości pozyskiwania środków pozabudżetowych oraz bieżąca analiza budżetu Gminy dla potrzeb realizowanych zadań,
c) tworzenie z partnerskimi miastami zagranicznymi wspólnych projektów zmierzających do pozyskiwania zewnętrznych środków finansowych,
d) współpracy ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi, gminnymi jednostkami organizacyjnymi oraz pracownikami Urzędu w celu realizacji projektów,
e) współpracy z instytucjami zarządzającymi lub wdrażającymi programy współfinansowane z funduszy Unii Europejskiej oraz poza unijne źródła finansowania.
27. Współdziałanie z organizacjami pozarządowymi zgodnie z ustawą o pożytku publicznym i wolontariacie.
28. Prowadzenie spraw związanych z przeciwdziałaniem alkoholizmowi i narkomanii, współpraca z Miejsko - Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
29. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu.
30. Przyjmowanie i weryfikacja wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej oraz przekształcanie ich na formy dokumentu elektronicznego.
31. Wydawanie koncesji na zarobkowy przewóz osób i rzeczy.
32. Prowadzenie ewidencji bazy noclegowej.
33. Współpraca z przewoźnikami przy ustalaniu przebiegu trasy oraz rozkładów jazdy transportu publicznego.
34. Prowadzenie i koordynacja spraw związanych z kontrolą zarządczą w Urzędzie i gminnych jednostkach organizacyjnych.
35. Przygotowanie i realizacja zamówień na usługi i dostawy związanych z funkcjonowaniem Urzędu oraz obsługą imprez organizowanych przez Gminę zgodnie z regulaminem wydatkowania środków publicznych.
36. Przygotowanie wniosków, realizacja i rozliczanie projektów dofinansowywanych z Funduszy krajowych i pozostałych na usługi, towary związane z organizacją imprez gminnych i promocją Gminy (projekty miękkie).
37. Kancelaryjno – biurowa obsługa sesji Rady, posiedzeń Komisji Rady oraz dyżurów Przewodniczącego Rady, a w szczególności:
a) kompletowanie i przekazywanie radnym i Komisjom Rady przedłożonych przez Burmistrza materiałów na sesje Rady i posiedzenia Komisji,
b) przekazywanie uchwalonych przez Radę aktów prawnych Burmistrzowi celem ich wykonania,
c) prowadzenie całości dokumentacji dotyczącej Rady, Komisji, oraz zbioru uchwał Rady,
d) organizowanie wyborów ławników.
38. Współpraca z wszystkimi jednostkami organizacyjnymi i wydziałami Urzędu dla prawidłowego i skutecznego działania Urzędu.
39. Wykonywanie innych zadań powierzonych przez Burmistrza na podstawie delegacji zawartych w przepisach ustawowych.

Stanowiska

Sekretarz Gminy i Miasta

Główny specjalista ds. kadrowo-administracyjnych

Inspektor d/s obsługi rady miejskiej

Podinspektor ds. organizacyjnych

Podinspektor ds. organizacyjnych

Informatyk Urzędu

Inspektor ds. promocji i projektów unijnych

Podinspektor ds. działalności gospodarczej

Specjalista ds. obsługi sekretariatu

Inspektor d/s funkcjonowania Klubu Abstynenta

Sekretarka ds. obsługi klienta

Młodszy Referent ds. obsługi klienta

Specjalista ds. promocji i pozyskiwania środków zewnętrznych

Dokumenty

Rejestr zmian

Data wprowadzenia dokumentu do BIP: 03 marca 2008 00:12
Dokument wprowadzony do BIP przez: Administrator
Ilość wyświetleń: 22331
03 lipca 2019 14:12 Andrzej Wójcik - Dodanie stanowiska: Specjalista ds. promocji i pozyskiwania środków zewnętrznych.
03 lipca 2019 14:12 Andrzej Wójcik - Usunięcie stanowiska: Specjalista ds. promocji i pozyskiwania środków zewnętrznych.
14 lutego 2019 11:17 Andrzej Wójcik - Aktualizacja danych stanowiska: Informatyk Urzędu.