Wydział Organizacyjny

Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:
1. Zapewnienie sprawnego funkcjonowania i organizacji pracy Urzędu.
2. Prowadzenie kancelarii ogólnej Urzędu oraz prowadzenie rejestrów:
a) obsługa korespondencji urzędu w zakresie przyjmowania, wysyłania i rozliczania korespondencji zgodnie z umową z operatorem pocztowym, prowadzenie elektronicznego i papierowego rejestru pism wychodzących, przygotowanie danych niezbędnych do przeprowadzenia postępowania przetargowego na wybór operatora pocztowego,
b) skarg i wniosków,
c) przyjęć interesantów,
d) wydanych delegacji krajowych i zagranicznych,
e) ewidencja faktur,
f) książka kontroli,
g) ewidencja wyjść służbowych,
h) ewidencja wyjść prywatnych.
3. Prowadzenie centralnego rejestru umów zawieranych przez Gminę.
4. Czuwanie nad sprawnym obiegiem dokumentów oraz wykonywanie czynności kancelaryjnych zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.
5. Realizacja zadań z zakresu spraw personalnych, a w szczególności :
a) prowadzenia akt i spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
b) prowadzenia i dokumentowania spraw dotyczących nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, przebiegu pracy, rent i emerytur, jubileuszy oraz odznaczeń,
c) organizacja naboru pracowników na wolne stanowiska pracy,
d) organizacja i koordynacja służby przygotowawczej dla nowozatrudnionych pracowników,
e) spraw socjalno-bytowych pracowników,
f) prowadzenie spraw dotyczących szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników Urzędu,
g) prowadzenie spraw pracowniczych wynikających ze stosunku pracy (urlopy, szkolenia bhp, badania),
h) sporządzanie sprawozdawczości i statystyki kadrowej,
i) ewidencji czasu pracy.
6. Obsługa sekretarska kierownictwa Urzędu.
7. Kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy.
8. Terminowość załatwiania skarg, wniosków, interpelacji radnych oraz prowadzenie kompletnej dokumentacji, nadzór merytoryczny i formalny.
9. Realizacja zadań z zakresu:
a) pieczęci urzędowych,
b) odznaczeń państwowych, samorządowych i innych,
c) zabezpieczenia łączności telefonicznej, internetowej i alarmowej,
d) gospodarowanie środkami rzeczowymi Urzędu,
e) zabezpieczenie mienia Urzędu,
f) gospodarowania drukami i formularzami,
g) zaopatrzenie Urzędu w artykuły niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Urzędu,
h) sprawy p.poż,
i) tablice ogłoszeń,
j) służby obsługi technicznej.
10. Obsługa informatyczna, planowanie i realizacja rozwoju systemów informatycznych oraz dostosowanie ich do zmieniających się potrzeb.
11. Redagowanie i prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej.
12. Prowadzenie strony internetowej Gminy i Miasta Lwówek Śląski.
13. Administrowanie bazami danych osobowych, ochrona bezpieczeństwa danych.
14. Inwentaryzacja mienia znajdującego się w Urzędzie, w tym: prowadzenie księgi inwentarzowej (niskocennych składników majątkowych), kasacja, przeniesienie oraz ewidencja (nadanie numeru inwentarzowego) sprzętu, inwentaryzacja wyrywkowa, częściowa, okresowa składników niskocennych.
15. Nadzór nad gospodarką wszelkimi pojazdami będącymi własnością Gminy.
16. Wprowadzanie do odpowiednich programów komputerowych zawieranych umów najmu i dzierżawy lokali znajdujących się w budynkach Urzędu.
17. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Gminy oraz współpraca z brokerem.
18. Sporządzanie sprawozdawczości i ankiet w zakresie prowadzonych spraw.
19. Prowadzenie biblioteki zakładowej, archiwum zakładowego i Lwóweckiej Spółdzielni Pracy.
20. Koordynacja pracy poszczególnych wydziałów w przygotowaniu materiałów na sesje Rady oraz dla potrzeb Burmistrza.
21. Obsługa kancelaryjno - biurowa i techniczna narad, spotkań, konferencji itp. organizowanych przez Burmistrza.
22. Przygotowywanie projektów uchwał i zarządzeń w zakresie kompetencji wydziału pod obrady Rady oraz dla potrzeb Burmistrza.
23. Organizowanie i przygotowywanie spotkań, konferencji i seminariów dotyczących dziedzin współpracy gminy z podmiotami zewnętrznymi - całość strony organizacyjnej, bądź pomoc odpowiednim wydziałom, gminnym jednostkom organizacyjnym w przygotowywaniu takich spotkań.
24. Prowadzenie całości spraw związanych z informacją (tj. opracowywanie komunikatów, oświadczeń i wystąpień do prasy i innych środków masowego przekazu).
25. Nadzór nad sprawami w zakresie upowszechniania kultury związany z funkcjonowaniem gminnych jednostek organizacyjnych działających w sferze kultury.
26. Współdziałanie w zespole nad realizacją uchwały Rady w sprawie inicjatywy lokalnej oraz współudział przy prowadzeniu procedury z udziałem przedstawicieli merytorycznych wydziałów (SO, FB, IN, GPNŚ).
27. Współdziałanie w zespole nad realizacją funduszu sołeckiego.
28. Realizacja zakupów w ramach funduszu sołeckiego zakwalifikowanych przez zespół do realizacji w ramach zadań Wydziału.
29. Wypracowanie i realizacja strategii promocji Gminy, a w szczególności:
a) organizowanie imprez promocyjnych,
b) współpraca z instytucjami kultury oraz jednostkami oświaty w zakresie promocji Gminy,
c) udział w rankingach i konkursach dotyczących promocji Gminy,
d) współpraca z instytucjami zewnętrznymi w zakresie promocji Gminy,
e) prezentacja Gminy na targach i wystawach,
f) współpraca ze środkami masowego przekazu w zakresie promocji,
g) prowadzenie korespondencji okolicznościowej z zakresu promocji.
30. Realizacja zadań w zakresie turystyki i współpraca z organizacjami turystycznymi.
31. Prowadzenie spraw związanych ze współpracą zagraniczną w tym z miastami partnerskimi, a w szczególności:
a) koordynacja współpracy z gminami partnerskimi i realizacja działań związanych ze współpracą zagraniczną,
b) dokonywanie analizy dostępnych źródeł dofinansowania i przedstawianie informacji nt. możliwości pozyskiwania środków pozabudżetowych oraz bieżąca analiza budżetu Gminy dla potrzeb realizowanych zadań,
c) tworzenie z partnerskimi miastami zagranicznymi wspólnych projektów zmierzających do pozyskiwania zewnętrznych środków finansowych,
d) współpracy ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi, gminnymi jednostkami organizacyjnymi oraz pracownikami Urzędu w celu realizacji projektów,
e) współpracy z instytucjami zarządzającymi lub wdrażającymi programy współfinansowane z funduszy Unii Europejskiej oraz poza unijne źródła finansowania.
32. Współdziałanie z organizacjami pozarządowymi zgodnie z ustawą o pożytku publicznym i wolontariacie.
33. Prowadzenie spraw związanych z przeciwdziałaniem alkoholizmowi i narkomanii, współpraca z Miejsko - Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
34. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu.
35. Przyjmowanie i weryfikacja wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej oraz przekształcanie ich na formy dokumentu elektronicznego.
36. Wydawanie koncesji na zarobkowy przewóz osób i rzeczy.
37. Prowadzenie ewidencji bazy noclegowej.
38. Współpraca z przewoźnikami przy ustalaniu przebiegu trasy oraz rozkładów jazdy transportu publicznego.
39. Prowadzenie i koordynacja spraw związanych z kontrolą zarządczą w Urzędzie i gminnych jednostkach organizacyjnych.
40. Przygotowanie i realizacja zamówień na usługi i dostawy związanych z funkcjonowaniem Urzędu oraz obsługą imprez organizowanych przez Gminę zgodnie z regulaminem wydatkowania środków publicznych.
41. Prowadzenie narastająco do wysokości planu finansowego rejestru udzielanych zamówień.
42. Przygotowanie wniosków, realizacja i rozliczanie projektów dofinansowywanych z Funduszy krajowych i pozostałych na usługi, towary związane z organizacją imprez gminnych i promocją Gminy (projekty miękkie).
43. Kancelaryjno – biurowa obsługa sesji Rady, posiedzeń Komisji Rady oraz dyżurów Przewodniczącego Rady, a w szczególności:
a) kompletowanie i przekazywanie radnym i Komisjom Rady przedłożonych przez Burmistrza materiałów na sesje Rady i posiedzenia Komisji,
b) przekazywanie uchwalonych przez Radę aktów prawnych Burmistrzowi celem ich wykonania,
c) prowadzenie całości dokumentacji dotyczącej Rady, Komisji, oraz zbioru uchwał Rady,
d) organizowanie wyborów ławników.
44. Prowadzenie spraw związanych z zakresem sportu i rekreacji w Gminie, a w szczególności:
a) planowanie i organizacja przedsięwzięć sportowo – rekreacyjnych,
b) opracowywanie kalendarza imprez sportowo – rekreacyjnych,
c) organizacja imprez sportowych i rekreacyjnych,
d) kształtowanie postaw innowacyjnych w procesie rozwijania działalności w wychowaniu fizycznym, sporcie i rekreacji,
e) współpraca ze szkołami w ramach organizacji imprez sportowych i przedsięwzięć mających na celu zwiększenie zainteresowania kulturą fizyczną i sportem,
f) współpraca z organizacjami i stowarzyszeniami w zakresie kultury fizycznej, sportu i turystyki,
g) pozyskiwanie dodatkowych źródeł finansowania sportu i rekreacji,
h) przygotowywanie i rozliczanie projektów w ramach środków z funduszy UE,
i) koordynacja działań w zakresie realizacji akcji oraz pozyskiwanie zewnętrznych organizatorów imprez i wydarzeń sportowych, rekreacyjnych i turystycznych,
j) przygotowywanie i prowadzenie przedsięwzięć w zakresie sportu, rekreacji i turystyki w ramach współpracy miast partnerskich,
k) przygotowywanie i wdrażanie regulacji prawnych w zakresie zadań związanych ze sportem i rekreacją,
l) prowadzenie merytoryczne części strony portalu Gminy i Miasta Lwówek Śląski dotyczący sportu i rekreacji,
m) udział w pracach Rady Sportu.
45. Współpraca z wszystkimi jednostkami organizacyjnymi i wydziałami Urzędu dla prawidłowego i skutecznego działania Urzędu.
46. Wykonywanie innych zadań powierzonych przez Burmistrza na podstawie delegacji zawartych w przepisach ustawowych.
Zadania z zakresu oświaty
1. Planowanie i sprawowanie nadzoru w zakresie spraw organizacyjnych, finansowych i administracyjnych nad gminnymi jednostkami organizacyjnymi objętymi ustawą o systemie oświaty.
2. Udzielanie pomocy merytorycznej dyrektorom szkół i placówek w zakresie spraw organizacyjnych i pracowniczych wynikających z ustawy o systemie oświaty i ustawy – Karta Nauczyciela.
3. Prowadzenie rejestru funkcjonujących publicznych szkół i placówek oraz szkół i placówek niepublicznych, które uzyskały wpis do gminnej ewidencji jednostek niepublicznych.
4. Wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji oświatowych jednostek niepublicznych oraz przygotowywanie decyzji o odmowie wpisu do ewidencji.
5. Naliczanie i rozliczanie dotacji dla niepublicznych placówek oświatowych.
6. Nadzór, koordynacja i rozliczanie dotacji dotyczących spraw oświaty.
7. Opracowywanie projektu planu sieci publicznych szkół i placówek, o których mowa w pkt 1.
8. Przygotowywanie projektów uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza, w szczególności z zakresu:
a) ustalania planu sieci szkół,
b) tworzenia, likwidowania i przekształcania jednostek oświatowych,
c) nadania statutu nowo tworzonym jednostkom,
d) realizacji zadań określonych przepisami prawa dla organu prowadzącego szkoły i placówki oświatowe.
9. Organizowanie i przeprowadzenie konkursów na stanowisko dyrektora szkoły (placówki oświatowej).
10. Przygotowywanie projektu zarządzeń Burmistrza o powierzeniu stanowiska dyrektora szkoły lub odwołaniu nauczyciela ze stanowiska dyrektora.
11. Przygotowywanie projektów umów i porozumień dotyczących współpracy lub współdziałania ze stowarzyszeniami lub innymi podmiotami w zakresie realizacji zadań oświatowych.
12. Nadzór nad realizacją postanowień sądowych i orzeczeń kwalifikacyjnych do spełniania przez dzieci i młodzież obowiązku szkolnego i obowiązku nauki w szkołach specjalnych oraz ośrodkach szkolno – wychowawczych.
13. Realizacja zadań wynikających z ustawy – Karta Nauczyciela, a zwłaszcza:
a) prowadzenie spraw związanych z ocenianiem pracy i dorobku zawodowego dyrektorów jednostek oświatowych, współdziałanie z organem nadzoru pedagogicznego,
b) przygotowanie projektu oceny pracy dyrektora,
c) udział w pracach komisji nadającej nauczycielom kolejne stopnie awansu zawodowego,
d) organizowanie posiedzeń Komisji Egzaminacyjnej nadającej nauczycielom awans zawodowy nauczyciela mianowanego,
e) prowadzenie rejestru wydawanych zaświadczeń o zdanym egzaminie na stopień awansu zawodowego nauczyciela mianowanego,
f) przygotowywanie decyzji administracyjnych o nadanym awansie zawodowym,
g) prowadzenie postępowania wyjaśniającego do odwołania od decyzji dyrektora jednostki oświatowej w sprawach nadania nauczycielom stopni awansu zawodowego,
h) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem nagród Burmistrza nauczycielom szkół i placówek.
14. Analizowanie projektów organizacyjnych szkół i placówek przed zatwierdzeniem organizacji roku szkolnego.
15. Współdziałanie z Dolnośląskim Kuratorem Oświaty, Powiatowym Centrum Edukacji, Centralną Komisją Egzaminacyjną i organizacjami związków zawodowych w sprawach wymagających uzgodnień lub opinii.
16. Przygotowywanie projektów zasad wynagradzania pracowników pedagogicznych oraz przyznawania i wypłacania świadczeń pracowniczych nauczycielom jednostek oświatowych prowadzonych przez gminę.
17. Przygotowanie projektów usprawniających organizację nadzorowanych jednostek oświatowych oraz udzielanie niezbędnej pomocy w zakresie realizacji statutowych zadań szkół i placówek, o których mowa w pkt 1.
18. Realizowanie zadań związanych z przyznawaniem uczniom wyprawki szkolnej oraz stypendium Burmistrza za wyniki w nauce lub za osiągnięcia sportowe.
19. Koordynowanie zadań związanych z doskonaleniem i dokształcaniem nauczycieli.
20. Sprawowanie nadzoru nad działalnością szkoły lub placówki w zakresie spraw finansowych i administracyjnych.
21. Przygotowywanie wniosków o dotacje celowe oraz podejmowanie działań w celu pozyskiwania dodatkowych środków finansowych z różnych źródeł na realizację zadań oświatowych.
22. Pełnienie roli dystrybutora materiałów szkoleniowych i informacyjnych przekazywanych do szkół i placówek przez Ministerstwo Edukacji Narodowej i Dolnośląskie Kuratorium Oświaty.
23. Koordynowanie prac związanych z przygotowaniem projektów umożliwiających pozyskiwanie środków pomocowych z Unii Europejskiej przeznaczonych na oświatę.
24. Prowadzenie i koordynacja prac związanych z systemem informacji oświatowej na szczeblu gminy.
25. Wydawanie zaświadczeń RP7 dla byłych pracowników oświaty.
26. Prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników.
27. Analiza wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych szczeblach awansu zawodowego – sporządzanie sprawozdań, naliczanie wysokości dodatków uzupełniających.
28. Uzgadnianie wszelkich spraw finansowych oświaty z Wydziałem FB.

Stanowiska

Sekretarz Gminy i Miasta

Obsługa Sekretariatu

Główny specjalista ds. kadrowo-administracyjnych

Biuro Rady Miejskiej

Podinspektor ds. organizacyjnych

Podinspektor ds. promocji i projektów unijnych

Specjalista ds. administracji, promocji i pozyskiwania środków zewnętrznych

Informatyk

Specjalista ds. działalności gospodarczej

Inspektor d/s funkcjonowania Klubu Abstynenta

Sprawy organizacyjne

Podinspektor ds. organizacyjnych

Inspektor ds. oświaty

Dokumenty

Rejestr zmian

Data wprowadzenia dokumentu do BIP: 03 marca 2008 00:12
Dokument wprowadzony do BIP przez: Administrator
Ilość wyświetleń: 17527
23 maja 2017 12:14 Andrzej Wójcik - Dodanie stanowiska: Specjalista ds. administracji, promocji i pozyskiwania środków zewnętrznych.
23 maja 2017 12:11 Andrzej Wójcik - Aktualizacja danych stanowiska: Podinspektor ds. organizacyjnych.
23 maja 2017 12:09 Andrzej Wójcik - Aktualizacja danych stanowiska: Podinspektor ds. organizacyjnych.
Zatrzymaj banner przewijany